Ciclo PDCA na solução de problemas com Exemplo Prático – O que é

CICLO-PDCA

O mundo corporativo comporta muitas ferramentas de gestão e de melhoria contínua dos procedimentos de trabalho. Elas são necessárias, pois ajudam as companhias a aperfeiçoar seus processos produtivos e também reduzem custos.

A metodologia do ciclo PDCA é uma das ferramentas mais consagradas em todo mundo para resolver problemas e aumentar o nível de excelência nas empresas. Por isso, nesse artigo vamos falar o que é, para que serve e como o ciclo PDCA pode influenciar os resultados em organizações de todos os portes e segmentos.

O que é e para que serve o Ciclo PDCA

O ciclo PDCA também é conhecido como ciclo Deming ou Shewhart. A ferramenta é eficiente na promoção da melhoria contínua nos processos empresariais, para isso, utiliza as seguintes ações:

  • P ( Plan) – Planejar a atividade a ser feita depois de identificar a causa dos problemas.
  • D ( Do) – Fazer a atividade planejada conforme a ação que garante a qualidade.
  • C ( Check) – Checar se o que foi feito está de acordo com o plano de ação.
  • A ( ACT)- Atuar sobre o resultado diferente do plano de ação ( se houver), caso ocorreu conforme o planejado, deve seguir para o processo de padronização.

O ciclo PDCA se resume em identificar o problema, criar estratégias para resolver o problema e o plano de ação, onde o projeto é colocado em pratica para atingir os resultados desejados.

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Em alguns casos, o plano é realizado de uma forma rápida, no entanto, há questões que demoram e muitas vezes há necessidade de mudar o planejamento no decorrer do projeto. O ciclo PDCA colabora justamente nessa fase de controle contínuo para que tudo saia conforme planejado.

 

Ciclo PDCA na solução de problemas

Na realidade, o ciclo PDCA nuca prevê um final para o projeto, a cada ciclo concluído com sucesso é dado início a outro até que se encontre o melhor padrão de qualidade para melhorar cada vez mais processos na empresa fazendo com que se ganhe a satisfação dos clientes.

A melhoria contínua para o alcance de metas no ambiente de trabalho deve seguir todas as etapas do ciclo PDCA para obtenção de resultados. No entanto, existem muitos gestores que cometem erros ao adotar a ferramenta, e as mais comuns são:

  • Iniciam o uso do ciclo PDCA sem nenhum planejamento;
  • Fazem a definição de metas, mas esquecem de definir os métodos para conseguir atingi-las;
  • Definem metas, no entanto, não fazem uma preparação da equipe de colaboradores para por em prática;
  • Realizam o ciclo PDCA, mas, não fazem a checagem;
  • Não seguem em frente após a primeira volta no ciclo;

Essas ações não podem ocorrer quando a ferramenta for utilizada, pois o foco principal do ciclo PDCA é a melhoria contínua, ou seja, não pode parar.

Como pode influenciar  o resultado da organização

Para muitas empresas a gestão de qualidade é apenas uma idéia que não sai do papel. Mas, a realidade tem mudado a percepção de muitas companhias  já que a concorrência está mais acirrada e os clientes cada vez mais exigentes na compra de produtos e na contratação de serviços.

Justamente, por esse motivo, as empresas tem buscado a implantação de ferramentas de gestão de qualidade. O ciclo PDCA é uma desses sistemas, pois objetiva uma estrutura muito fácil e clara para ser seguida, ele reúne conceitos administrativos  com etapas bem definidas e de fácil compreensão pelos gestores.

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O ciclo PDCA pode influenciar o resultado da organização, pois comprova que a filosofia da empresa é melhorar os processos produtivos para atingir um alto grau de qualidade dos produtos e serviços. Essa metodologia tende a funcionar quando todas as etapas são respeitadas, e certamente, os resultados positivos aparecem tanto na melhoria dos processos como no aumento do faturamento.

 

Ciclo-PDCA-problemas-exemplo-pratico

Ciclo PDCA – Exemplo prático

Para tornar mais fácil o entendimento do ciclo PDCA, vamos elaborar um exemplo. Confira:

Questão a ser resolvida:

Um grande escritório de contabilidade está gastando demasiadamente com insumos administrativos, ou seja, folhas, tinta de impressora  e demais materiais necessários para desenvolver as atividades. No entanto, o aumento de gastos não corresponde com as mudanças no faturamento.

Como resolver essa questão?

A primeira coisa a ser feita é uma reunião com os líderes e supervisores do setores para avaliação do problema. Geralmente, as companhias que consomem um material em grande escala possuem um controle sobre os gastos, nessa caso, são avaliados os números anteriores e os de agora para encontrar as possíveis causas do aumento excessivo do setor.

É possível elaborar um plano de ação utilizado o ciclo PDCA.

PLANO DE AÇÃO

PLAN ( Planejar) – O problema pode estar no excesso de retrabalho, impressões fora do contexto da empresa, impressões sem necessidade;

Do ( Fazer) – Treinamento para otimizar o tempo e evitar retrabalhos, estipular metas para controle de impressões, elaboração de um arquivo digital para diminuir os impressos.

Check ( Checar) – Avaliar desempenho da equipe, analisar se as regras estão sendo seguidas, conferir o andamento da solução digital;

Atc ( Ação) – Perceber se foram notadas redução dos gastos no final do ciclo PDCA, caso, alguma estratégia não tenha funcionado, é preciso elaborar o segundo plano de ação e assim sucessivamente até que a meta seja alcançada.

A utilização do ciclo PDCA implica em diversas vantagens para as empresas, pois ajuda a otimizar as diretrizes de controle e produzir melhoramento contínuo nas etapas de trabalho a fim de conseguir excelentes resultados na redução de custos, ganho de produtividade, processos de trabalho mais ágeis e por fim, a satisfação do cliente.

imagem: npu.com.br

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