5W2H – O que É e Como Aplicar a Ferramenta: Exemplo de Plano de Ação
O 5w2h é uma ferramenta utilizada por empresas de diversos segmentos e portes para exterminar dúvidas com relação aos processos de trabalho e também proporcionar melhorias nos departamentos. Desse modo, as corporações ganham eficiência no desenvolvimento das atividades e reduzem o retrabalho conferindo mais competitividade no mercado.
Nesse artigo, vamos elucidar todas as dúvidas sobre o 5w2h, sua origem, o que é? para que serve e como utilizar a ferramenta para conseguir excelentes resultados nos negócios.
Origem da ferramenta
Originária do Japão a ferramenta 5w2h inicialmente era utilizada na indústria automobilística para auxiliar na formatação de ideias e projetos no ambiente profissional. O diferencial do 5w2h é a clareza da definição que torna os objetivos muito mais fáceis de ser compreendidos.
O que é o 5w2h?
Em suma, o 5w2h é um lista de demandas que ajudam o líder na tomada de decisões e na assertividade das escolhas para desenvolver o seu trabalho com eficiência. A ferramenta melhora a definição de cada etapa de um projeto, isso permite mais objetividade e clareza para coordenar as atividades e atingir as metas.
O que na realidade significa o 5w2h? Na verdade, o 5w2h é uma abreviação de letras em inglês que são 5w e 2h, confira:
- What – O que
- Why – Porque
- Where – Onde
- When – Quando
- Who – Quem
- How – Como
- How Much – Quanto
Para que serve e como utilizar o 5w2h ?
O 5w2h é muito utilizado em grandes empresas para organizar as ideias e criar estratégias para resolver problemas que impedem o desenvolvimento das atividades e conseqüentemente o aumento da produtividade.
Entretanto, isso não impede que pequenas e micro empresas possam utilizar essa ferramenta para melhorar o desempenho do negócio.
A primeira coisa que deve ser feita é colocar no papel todos os problemas da sua empresa que precisam de soluções, em seguida é preciso lançar as idéias para o restante da equipe, para que desse modo encontrem as melhores estratégias para resolver as questões.
É nessa hora que o 5w2h será utilizado, pois todo projeto se enquadra dentro desses quesitos e essa ferramenta vai ajudar o líder na organização das etapas, veja como usar a ferramenta na prática:
1 – What – O que?
Em todo projeto existe uma questão a ser resolvida, seja um problema ou algum desafio a ser superado. Nessa etapa, é indagado, ” O que será feito para resolver a situação ?”.
Digamos que o problema seja ” aumentar o faturamento”. Aqui serão listadas todas as possibilidades e idéias da equipe para conseguir atingir esse objetivo.
2 – Why – Porquê?
Nessa fase, é preciso se questionar algumas ações. Por exemplo: ” Por que a empresa não consegue faturar mais? “
Falta de comprometimento da equipe, falta de equipamentos, falta de estrutura, em fim, todos os problemas que impedem a realização do objetivo podem ser listadas nessa etapa.
3 – Where – Onde?
Aqui será listado onde será resolvido o problema, se tiver algum departamento em específico pode ser apontado.
4 – When – Quando?
Nessa etapa deve ser definido o prazo para que o plano de ação seja executado. Por exemplo, 2 meses para resolver o problema que está impedindo o aumento do faturamento da empresa.
5 – Who – Quem?
Será apontado quem é o responsável pela resolução do problema , que pode ser um líder, gerente ou diretor.
6 – How – Como?
O método de como resolver será discutido nessa mesma reunião e o responsável vai executar a ação. Seja, a compra de mais equipamentos, treinamento da equipe, contratação de mais profissionais, etc.
7 – How Much?
Nessa última fase, será informado o orçamento dedicado para essa operação.
Exemplo de Plano de Ação
Benefícios do 5w2h para as empresas
O projeto que é utilizado o 5w2h não tem muito segredo, ele pode ser montado em uma planilha simples no próprio Excel e contar com as etapas acima. Na verdade, funciona como uma espécie de check list para não esquecer nenhum detalhe na resolução de problemas da empresa e na implantação de novos objetivos.
A vantagem do 5w2h é que o gestor pode construir os blocos de uma forma muito ágil, além disso, é possível que os colaboradores contribuam com idéias para melhorar a execução da atividade e resolução dos problemas.
O 5w2h ainda possibilita o mapeamento de todas as áreas dentro e uma empresa, esse processo ajuda as companhias a reduzir custos e aumentar a eficiência operacional das atividades, por isso, deve ser feita de tempos em tempos para garantir processos sempre atualizados.
Implantação da ferramenta
A ferramenta 5w2h pode ser implantada em qualquer empresa, inclusive as que buscam a melhoria contínua (Kaizen). É interessante informar que o 5w2h não está sozinho, ainda existem outros métodos como o 5W1H e o 5W3H que também são implementados da mesma forma.
No 5W1H é retirado o ” How Much”, pois deve ser utilizado em projetos que não tem custos financeiros para a companhia. No caso do 5W3H é implementado o ” How many” ( quantos), para saber quantas soluções são necessárias para um problema.
O 5w2h é uma das ferramentas mais fáceis de serem implementadas nas empresas, além disso, traz grandes vantagens da otimização de tarefas e parte organizacional dos departamentos. Esse método pode ser utilizado em todas as áreas, incluindo: Contratação de funcionários, aquisição de equipamentos, melhoria de resultados, resolução de problemas, entre outros.
E aí, gostou de saber mais sobre a ferramenta 5w2h? Que tal implantar na sua empresa para alcançar a metas?