5W2H – O que É e Como Aplicar a Ferramenta: Exemplo de Plano de Ação

O 5w2h é uma ferramenta utilizada por empresas de diversos segmentos e portes para exterminar dúvidas com relação aos processos de trabalho e também proporcionar melhorias nos departamentos. Desse modo, as corporações ganham eficiência no desenvolvimento das atividades e reduzem o retrabalho conferindo mais competitividade no mercado.

Nesse artigo, vamos elucidar todas as dúvidas sobre o 5w2h, sua origem, o que é? para que serve e como utilizar a ferramenta para conseguir excelentes resultados nos negócios.

Origem da ferramenta

Originária do Japão a ferramenta 5w2h inicialmente era utilizada na indústria automobilística para auxiliar na formatação de ideias e projetos no ambiente profissional. O diferencial do 5w2h é a clareza da definição que torna os objetivos muito mais fáceis de ser compreendidos.

O que é o 5w2h?

Em suma, o 5w2h é um lista de demandas que ajudam o líder na tomada de decisões e na assertividade das escolhas para desenvolver o seu trabalho com eficiência. A ferramenta melhora a definição de cada etapa de um projeto, isso permite mais objetividade e clareza para coordenar as atividades e atingir as metas.

O que na realidade significa o 5w2h? Na verdade, o 5w2h é uma abreviação de letras em inglês que são 5w e 2h, confira:

• What – O que
• Why – Porque
• Where – Onde
• When – Quando
• Who – Quem
• How – Como
• How Much – Quanto

Para que serve  e como utilizar o 5w2h ?

O 5w2h é muito utilizado em grandes empresas para organizar as ideias e criar estratégias para resolver problemas que impedem o desenvolvimento das atividades e conseqüentemente o aumento da produtividade.

Entretanto, isso não impede que pequenas e micro empresas possam utilizar essa ferramenta para melhorar o desempenho do negócio.

A primeira coisa que deve ser feita é colocar no papel todos os problemas da sua empresa que precisam de soluções, em seguida é preciso lançar as idéias para o restante da equipe, para que desse modo encontrem as melhores estratégias para resolver as questões.

É nessa hora que o 5w2h será utilizado, pois todo projeto se enquadra dentro desses quesitos e essa ferramenta vai ajudar o líder na organização das etapas, veja como usar a ferramenta na prática:

1 – What – O que?

Em todo projeto existe uma questão a ser resolvida, seja um problema ou algum desafio a ser superado. Nessa etapa, é indagado, ” O que será feito para resolver a situação ?”.

Digamos que o problema seja ” aumentar o faturamento”.  Aqui serão listadas todas as possibilidades e idéias da equipe para conseguir atingir esse objetivo.

2 – Why – Porquê?

Nessa fase, é preciso se questionar algumas ações. Por exemplo: ” Por que a empresa não consegue faturar mais? “

Falta de comprometimento da equipe, falta de equipamentos, falta de estrutura, em fim, todos os problemas que impedem a realização do objetivo podem ser listadas nessa etapa.

3 – Where – Onde?

Aqui será listado onde será resolvido o problema, se tiver algum departamento em específico pode ser apontado.

4 – When – Quando?

Nessa etapa deve ser definido o prazo para que o plano de ação seja executado. Por exemplo, 2 meses para resolver o problema que está impedindo o aumento do faturamento da empresa.

5 – Who – Quem?

Será apontado quem é o responsável pela resolução do problema , que pode ser um líder, gerente ou diretor.

6 – How – Como?

O método de como resolver será discutido nessa mesma reunião e o responsável vai executar a ação. Seja, a compra de mais equipamentos, treinamento da equipe, contratação de mais profissionais, etc.

7 – How Much?

Nessa última fase, será informado o orçamento dedicado para essa operação.

Exemplo de Plano de Ação

Benefícios do 5w2h para as empresas

O projeto que é utilizado o 5w2h não tem muito segredo, ele pode ser montado em uma planilha simples no próprio Excel e contar com as etapas acima. Na verdade, funciona como uma espécie de check list para não esquecer nenhum detalhe na resolução de problemas da empresa e na implantação de novos objetivos.

A vantagem do 5w2h é que o gestor pode construir os blocos de uma forma muito ágil, além disso, é possível que os colaboradores contribuam com idéias para melhorar a execução da atividade e resolução dos problemas.

O 5w2h ainda possibilita o mapeamento de todas as áreas dentro e uma empresa, esse processo ajuda as companhias a reduzir custos e aumentar a eficiência operacional das atividades, por isso, deve ser feita de tempos em tempos para garantir processos sempre atualizados.

Implantação da ferramenta

A ferramenta 5w2h pode ser implantada em qualquer empresa, inclusive as que buscam a melhoria contínua (Kaizen). É interessante informar que o 5w2h não está sozinho, ainda existem outros métodos como o 5W1H e o 5W3H que também são implementados da mesma forma.

No 5W1H é retirado o ” How Much”, pois deve ser utilizado em projetos que não tem custos financeiros para a companhia. No caso do 5W3H é implementado o ” How many” ( quantos), para saber quantas soluções são necessárias para um problema.

O 5w2h é uma das ferramentas mais fáceis de serem implementadas nas empresas, além disso, traz grandes vantagens da otimização de tarefas e parte organizacional dos departamentos. Esse método pode ser utilizado em todas as áreas, incluindo: Contratação de funcionários, aquisição de equipamentos, melhoria de resultados, resolução de problemas, entre outros.

E aí, gostou de saber mais sobre a ferramenta 5w2h? Que tal implantar na sua empresa para alcançar a metas?